For English, please see further down the page.

Persondatapolitik

Et af Comwell a-s´ overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder og medarbejdere – dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger.

Comwell a-s´ ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan Comwell a-s håndterer dine personoplysninger.
 

1. Dataansvarlig

Comwell a-s driver konference- og spahoteller i Skandinavien. I Danmark er det Comwell-hotellerne i Aalborg, Rebild, Aarhus, Kolding, Sønderborg, Roskilde, Sorø, Køge, Holte, Borupgaard ved Helsingør, Kellers Park ved Vejle Fjord samt Comwell-hotellerne i Middelfart: Kongebrogaarden og Comwell Middelfart og i Korsør: Klarskovgaard og Comwell Korsør.

I Sverige Varbergs Kusthotell samt Aspenäs Herrgård.

Med BC Hospitality Group, København, samarbejdes om driften af Comwell Conference Center

Copenhagen, der med 54 mødelokaler er et af Danmarks største konferencecentre.

I Aarhus driver Comwell a-s Centralværkstedet, som består af to unikke og fredede møde- og eventlokaler; Centralværkstedet på 913 m2 og Smedien på 443 m2.

Comwell a-s (benævnes herefter Comwell) er dataansvarlig.

Comwells kontaktoplysninger er:

Comwell a-s
Skovbrynet 1
6000 Kolding
Att.: CFO Henrik Raarup

Comwell udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Comwell er på nuværende tidspunkt i gang med at tilpasse relevante processer og systemer i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR).

Comwell leverer som hotelvirksomhed en lang række serviceydelser. For hver enkelt serviceydelse gælder der særskilte vilkår og betingelser.

Når du, ved bestilling af én eller flere af disse serviceydelser, afgiver dine personoplysninger til Comwell, giver du samtidig dit samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af Comwell.
 

2. Hvordan indsamler Comwell personoplysninger?

Comwell indsamler personoplysninger på følgende vis:

  • Når du vælger at købe og/eller anmode om en af Comwells serviceydelser.
  • Fra personer der handler på dine vegne.
  • På B2B marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Comwells serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
  • Via browser cookies og web beacons.
  • I forbindelse med brug af Comwells digitale ydelser.
  • Ved indmeldelse i Comwell Club og når du abonnerer på Comwells nyhedsbreve.
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
  • Via TV-overvågning.

Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven.

TV-overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster.

Overvågningen vil som udgangspunkt finde sted ved hotellets indgang, i gæste- og medarbejderområder i reception og bar samt ved vareindlevering
 

3. Hvilke informationer indsamler Comwell?

Comwell indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almene personoplysninger.
  • Kreditkortoplysninger – eventuelt som garanti for din reservation.
  • Demografiske oplysninger.
  • Købshistorik herunder også brugen af Comwells app’s og/eller andre digitale serviceydelser.
  • Brugen af Comwell Club.
  • Feedback via vores kundeundersøgelser.
  • Feedback via fysiske som onlinebaseret konkurrencer
  • Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
  • Browserinformationer.
  • Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.

Du kan, efter eget ønske, vælge at give Comwell personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Comwell mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.

Det kan f.eks. være oplysninger om:

  • Handicap
  • Allergi
  • Særlige fødevarepræferencer
  • Medicinsk tilstand

Såfremt du vælger at gøre dette, betragter Comwell det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil.

Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil Comwell i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartnere.

I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om Comwells vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.
 

4. Online køb med kreditkort 

Comwell anvender Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som Comwell.dk er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk). 

Ved bestillinger og bookinger gemmer Comwell de oplysninger, som du har oplyst, i indtil 5 måneder, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen. 
 

5. Hvad er formålet med indsamlingen?

Comwell indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelser samt i nærværende persondatapolitik.

Det er den enkelte serviceydelser, der både afgør hvilke personoplysninger Comwell indsamler samt formålet med indsamlingen.

Comwells formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

  • Behandling af dine reservationer og køb af Comwells serviceydelser.
  • Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
  • Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.
  • Forbedring og udvikling af Comwells serviceydelser.
  • Tilpasning af Comwells kommunikation og markedsføring til dig.
  • Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
  • Administration af din relation til Comwell.
  • Opfyldelse af lovkrav.
     

6. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Comwell baserer behandlingen af dine personoplysninger.

Comwell kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan Comwell behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.

Behandlingen kan også finde sted for at Comwell kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Af legitime interesser, som Comwell forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af Comwells serviceydelser.

Oplyser du Comwell om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger Comwell oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos Comwell generelt.

I nogle tilfælde vil Comwell modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende.

I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Comwells vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt Comwell ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger Comwell er pålagt at registrere.
 

7. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Comwell behandler om dig.
  • Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Comwell har registreret om dig.
  • Du har ret til at få slettet de personoplysninger Comwell har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Comwell alle oplysninger, som Comwell ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
  • Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Comwell efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan ved skriftlig anmodning til Comwell enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse samt dit eventuelle Comwell Club-medlemsnummer.

Du kan også kontakte Comwell, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Anmodningen fremsendes til:

Comwell a-s
Skovbrynet 1
6000 Kolding
Att.: CFO Henrik Raarup

Comwell vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger Comwell, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Comwell kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).
 

8. Hvis du ansøger om en stilling hos Comwell

Når du søger en stilling hos Comwell behandles de oplysninger, som du har givet Comwell i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen for udvalgte stillinger kan Comwell bede kandidaterne om at gennemføre en personlighedstest. Resultatet af denne bliver behandlet af Comwells HR- afdeling samt den relevante afdelingsleder.

Comwell bruger oplysningerne til at vurdere, om Comwell ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Dine oplysninger opbevares blandt andet i Comwells HRM-system og i Master Danmark systemet (personlighedstest).

Comwell har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende IT-leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR).

Det er alene relevante ledere, HR-afdelingen og IT-administratorer, der med personlige passwords har adgang til dine oplysningerne.

Hvis du bliver ansat i Comwell gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Comwells persondatapolitik for medarbejdere, som du finder på Comwells intranet.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, opbevares som hovedregel i 6 måneder efter afslaget er givet. Comwell indhenter samtykke fra ansøgeren til opbevaring af ansøgningen i rekrutteringssystemet.

Comwell kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Comwell beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger under punkt 7 i nærværende persondatapolitik.

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Comwell behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at Comwell sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse til Comwells HR afdeling via e-mail: hr@comwell.dk eller via telefon 7634 1100.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling. 
 

9. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

Comwell beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod at uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Comwell har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner.

Comwell kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager Comwell løbende back up af vores datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Comwell underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

Comwells sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Udover Comwells interne systemer benytter Comwell sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Comwell har startet processen omkring indgåelse af databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

For at kunne yde det højeste niveau af service deler Comwell udvalgte personoplysninger blandt andet på din opfordring med eksterne leverandører såsom restauranter, hoteller, etc.

Comwell deler og videregiver endvidere dine personoplysninger internt i koncernen. Formålet med delingen er at kunne yde den mest optimale service til dig, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i Comwell koncernen du henvender dig til.

Comwell kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Comwell sletter dine personoplysninger, når Comwell efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

10. Cookies

Comwell anvender cookies til Comwells digitale ydelser. Yderligere oplysning om vores cookiepolitik finder du her: Cookiepolitik

11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Comwells behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

Comwell a-s
Skovbrynet 1
6000 Kolding
Att.: CFO Henrik Raarup

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.

Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Comwells hjemmeside.

Du kan se datoen for sidste revision af politikken nedenfor.

 

Februar, 2018.

Personal data policy

One of Comwell a-s’ overall goals is to maintain the highest level of security for our guests, clients and staff. This also applies to the protection of personal data.

With this policy Comwell a-s aims to provide a clear overall picture of how Comwell a-s handles your personal data.
 

1. Data Controller

Comwell a-s runs conference and spa hotels in Scandinavia. In Denmark these are: the Comwell hotels in Aalborg, Rebild, Aarhus, Kolding, Sønderborg, Roskilde, Sorø, Køge, Holte, Borupgaard at Elsinore, Kellers Park at Vejle Fjord; the Comwell hotels in Middelfart: Kongebrogaarden and Comwell Middelfart; and in Korsør: Klarskovgaard and Comwell Korsør.

In Sweden the properties are Varbergs Kusthotell and Aspenäs Herrgård.

With BC Hospitality Group, Copenhagen, Comwell a-s co-manages Comwell Conference Centre Copenhagen, whose 45 meeting rooms make it one of the largest conference centres in Denmark.

In Aarhus, Comwell a-s runs ‘Centralværkstedet’, which comprises two unique and protected meeting and event spaces: the 913-m2 Centralværkstedet and the 443-m2 Smedien.

Comwell a-s (hereinafter referred to as ‘Comwell’) is the Data Controller.

Comwells contact information is:

Comwell a-s
Skovbrynet 1
DK-6000 Kolding
Attn.: Henrik Raarup, CFO

Comwell handles all personal data in accordance with existing laws.

Comwell is in the process of adjusting relevant processes and systems in accordance with the new EU regulations for the processing of personal data (GDPR).

As a hotel company, Comwell provides a wide range of services. Each service has its own particular terms and conditions.

When, upon booking one or more of these services, you submit your personal information to Comwell, you also give Comwell consent to process your personal information.

 

2. How does Comwell gather personal information?

Comwell gathers personal information in the following ways:

  • When you choose to purchase and/or request one of Comwells services.
  • From persons acting on your behalf.
  • On the B2B market. For example, in a sales situation, in which you request a quote for one of Comwells services and/or request a cooperative agreement.
  • Via browser cookies and web beacons.
  • In the context of using Comwells digital services.
  • When joining Comwell Club and when subscribing to Comwells newsletter.
  • From social media, advertising and analysis providers and public registers.
  • Via TV surveillance.

At all times the gathering and processing of personal information will be implemented in accordance with the law.

TV surveillance is installed as a precautionary measure to create a sense of security for our employees and guests.

The surveillance is generally situated at the hotel’s entrance, in guest and staff areas in the reception and bar, and at the goods delivery area.

 

3. What information does Comwell gather?

The personal information that Comwell gathers includes the following:

  • Name, address, telephone number, email address, date of birth and other common personal data.
  • Credit card details – for example, as a guarantee for your reservation.
  • Demographic information.
  • Purchase history. This includes the use of Comwells apps and/or other digital services.
  • Use of Comwell Club.
  • Feedback via our customer surveys.
  • Feedback via physical and online-based competitions.
  • Feedback on social media and other digital platforms.
  • Browser information.
  • Information about your company and relevant contact people.

If you wish, you can choose to provide Comwell with personal information other than common personal data, which you consider may be significant for security reasons and/or to enable Comwell to customise a service specially for you.

This might be information about:

  • Disability
  • Allergy
  • Special food preferences
  • Medical condition

If you make this choice, Comwell will also regard this as consent to their recording and storing these sensitive details in your profile.

In certain cases, in addition to receiving information from you, Comwell will supplement our information with data, which we have received from a third party: for example, a group manager or a business partner.

In these cases, the third party is required to inform the guests involved about Comwells terms and conditions and existing Personal Data Policy. The third party is also required to obtain the necessary consent for the recording and processing of any sensitive information.

 

4. Online purchase with credit card

Comwell uses Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), whenever you purchase goods and pay with a credit card. Both DIBS and Comwell.dk are approved and certified by Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk). 

When orders and bookings are made, Comwell stores the information you have submitted for up to 5 months, following which the information is deleted.

In addition to its purpose in the completion of the actual order, the information supplied will only be used if, say, you contact us with questions or if an error occurs in relation to your order.

 

5. What is the purpose of gathering personal information?

Comwell only gathers personal information that is necessary for the purpose described in the individual terms and conditions for the services in question and in this Personal Data Policy.

It is the individual services that determine the personal information, which Comwell gathers, and the reason for gathering it.

Comwells reason for gathering personal information may be one or more of the following:

  • Processing your reservations and purchase of Comwells services.
  • Contact with you before, during or after your stay.
  • Compliance with your request about services.
  • Improvement and development of Comwells services.
  • Customising Comwells communication and marketing to suit you.
  • Analysis of user behaviour and re-marketing.
  • Customising the communication and marketing of business partners to suit you.
  • Administration of your relationship with Comwell.
  • Compliance with legal requirements.

 

6. The legal basis for processing

Below we account for the legal basis for Comwells processing of your personal data.

For example, Comwell can process your personal information because it is necessary for the performance of a contract, to which you are party. This could, for instance, be in the context of a hotel stay, the organisation of a meeting and/or cooperative agreements.

Comwell can also process your personal information in order to take certain actions and/or make preparations at your request prior to entering into a contract.

Processing can also take place if it is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by Comwell, except where such interests are overridden by your interest.

Legitimate interests pursued by Comwell can include statistics, customer surveys, interest-based marketing and analysis of general customer behaviour: for example, for the purpose of improving your benefits, your experience and the quality of Comwells services.

If you inform Comwell about special preferences and interests such as health information, disability, religious belief or the like, Comwell will use the information to customise the service in question in accordance with your instructions and your stay with Comwell as a whole.

In certain cases Comwell will receive personal information from a third party: for example, in the context of a group reservation and/or the individual stay of a third party – an assistant, for instance.

In these cases, the person responsible for the group and/or reservation is obliged to inform the guests involved about Comwells terms and conditions and this Personal Data Policy.

Comwell is also legally obliged to process your personal information. This is the case, for example, in the context of guest registration at check-in, for which the law prescribes which personal data Comwell is obliged to register.

 

7. Your rights

In accordance with the EU General Data Protection Regulation, you have a number of rights.

These rights are as follows:

  • You have the right to inspect the personal information about you, which Comwell processes.
  • You have the right to have the information about you, which Comwell has registered, corrected and updated.
  • You have the right to have the information about you, which Comwell has registered, deleted. If you wish to have your personal information deleted, Comwell will delete all the information, which Comwell is not legally obliged to store.
  • If the processing of personal information is based on your consent, you have the right to withdraw that consent. This means that the processing will then be discontinued, unless Comwell is legally obliged to process that personal information.

However, access may be limited to protect other people’s private lives, trade secrets and intellectual property rights.

By submitting a written request to Comwell, you can receive a printout of your personal information, have your personal information updated, and take exception or request deletion of your personal information.

The request must be signed by you and contain your name, address, telephone number and email address, and your Comwell Club membership number (if you have one).

You can also contact Comwell if you think that the processing of your personal data breaches the law or other legal obligations.

 

The request should be sent to:

Comwell a-s
Skovbrynet 1
DK-6000 Kolding
Attn.: Henrik Raarup, CFO

No later than 1 month after receiving your request for a printout, Comwell will send the printout to you at your postal address.

In the case of requests for amendments to, and/or deletion of your personal information, Comwell will check whether the conditions have been complied with before implementing the changes or deletion as quickly as possible.

Comwell can reject requests, which: are unreasonably repetitive; require disproportionate technical action (for example, the development of a new system or substantial changes to an existing practice); affect the protection of other people’s personal information; entail situations, in which the desired action may be considered excessively complicated (for example, requests for information that exists only as security copies).

 

8. If you apply for a job with Comwell

When you apply for a job with Comwell, we process the information, which you have submitted to Comwell in the context of your application.

This usually entails: regular personal information such as name, address, telephone number and email address; information about your educational background; and information about current and previous employment.

In the context of the recruitment process for selected positions, Comwell can ask candidates to take a personality test. The result of this test is processed by Comwells HR Department and the relevant departmental manager.

Comwell uses this information to assess whether Comwell wishes to offer you a job, and to communicate with you in the course of the recruitment process.

Your information will be stored in Comwells HRM system and in the Master Danmark system (personality test).

Comwell has started the process of entering into data processor agreements with all the relevant IT providers, in accordance with the new EU regulations for the processing of personal data (GDPR).

Only relevant managers, the HR Department and IT administrators have personal passwords to access your information.

If you are employed in Comwell, your data will be filed in accordance with Comwells Personal Data Policy for staff, which you can find on Comwells intranet.

Applications from candidates, who are not employed, are usually filed for 6 months after the date of the rejection. Comwell obtains consent from an applicant for the filing of his/her application in the recruitment system.

In certain cases Comwell may also disclose your personal data, if the law, a court order or applicable legislation requires this.

Comwell protects your personal data in accordance with the provisions described in Point 7 of this Personal Data Policy.

If you want access to the information, which Comwell processes about you, either in connection with updating your information or because you wish to delete your information, you can email Comwells HR Department at hr@comwell.dk or by phoning them on (+45) 7634 1100.

At any time you can object to the further processing of your personal information.

 

9. The secure storage and sharing of your personal data

Comwell protects your personal information and has adopted internal rules for information security, which contain instructions and precautionary measures to protect your personal information from unauthorised publication and from unauthorised persons gaining access to, or knowledge of it.

Comwell has procedures in place for the sharing of access rights with those of our staff who process sensitive personal data and data that reveals information about your personal interests and habits.

Comwell controls their actual access through logging and monitoring.

To prevent loss of data, Comwell continuously backs up its data set.

In the event of a security breach that results in a high risk of discrimination, ID theft, financial loss, loss of reputation or other significant inconvenience for you, Comwell will notify you of the security breach as soon as possible.

Comwells security procedures are regularly revised on the basis of the latest technological development.

In addition to Comwells internal systems, Comwell uses external providers of IT services, IT systems, payment solutions etc.

Comwell has started the process of entering into data processor agreements with all the relevant IT providers in accordance with the new EU regulations for the processing of personal data (GDPR). This ensures a high level of protection for your personal information.

In order to provide the highest level of service, Comwell shares selected personal information, for example at your request, with external providers such as restaurants, hotels etc.

In addition Comwell shares and discloses your personal information internally in the group. The purpose of sharing is to be able to provide you with the very best service, regardless of which hotel or department in the Comwell group you contact.

In certain cases, Comwell may also be obliged to disclose personal information in accordance with legislation or on the basis of a ruling from a public authority.

Comwell deletes your personal information, when Comwell has no further legal obligation to store the information, or when there is no longer any reason to process it.

 

10. Cookies

Comwell uses cookies for Comwells digital services. Further information about our cookie policy can be found here: XXXXXXXXX LINK

 

11. Contact

If you have ant questions, comments or complaints about Comwells processing of personal information, please write to:

Comwell a-s
Skovbrynet 1
DK-6000 Kolding
Attn.: Henrik Raarup, CFO

Should this not clarify the matter, you can then register a complaint with the Danish Data Protection Agency.

You can find the current contact address on www.datatilsynet.dk.

Any changes to the Personal Data Policy will be announced with the publication of new terms and conditions on Comwells website.

You can see the date of the last revision of the Policy below.

 

February 2018