Ud på gulvet og i dialog

Anette Steen Nielsen
Konferencechef, Comwell Kellers Park
 
Det hele begyndte i 1989. Jeg var 18 år, da jeg trak i den sorte nederdel og den hvide skjorte for at servicere gæsterne i restauranten på Comwell i Kolding. Jeg faldt hurtigt for hotelmiljøet og tøvede ikke med at sige ja tak til en stilling i receptionen 3 år senere, hvor jeg også blev udlært.
 
Efter i alt elleve år i Kolding, hvoraf tre af dem gik med at arbejde som konferencekoordinator, fik jeg tilbudt at hjælpe til med at opbygge konferenceafdelingen på Comwell Rebild Bakker som konferencechef. Arbejdet som konferencechef blev i begyndelsen af 2008 til en ny udfordring, idet jeg blev konferencechef med fokus på Spa på det nye Comwell Kellers Park.
 
Konferenceafdelingen er knudepunktet
Det er os, der samler trådene, men uden de andre afdelinger er vi ingenting. Det er her, vi modtager alle reservationer, som vi så sørger for kommer videre ud i vores store hus. Som konferencechef har jeg det overordnede ansvar, selvom jeg deler opgaverne nogenlunde lige med konferencekoordinatorerne. Vores arbejdsdag er primært koncentreret om fire ting - booking, koordinering, MeetingDesign og afvikling.
 
En kunde ringer
Hele processen omkring vores arbejde er sjov og spændende: En kunde ringer.
Når ordren lyder, indhenter vi alle informationer omkring arrangementets karakter. Knytter en ansvarlig person på ordren og følger op. Vi gør alt for at skræddersy det bedst mulige program, helt ned til mindste detalje i alt fra AV til mad. Vi tilbyder hele vores 'MeetingDesign palet' med mange inspirerende muligheder.
 
Koordination i alle afkroge
For at intet glipper for køkkenet, receptionen, teknikken og restauranten samles vi til et ugentligt informationsmøde, hvor vi gennemgår konferencerne minutiøst. Så går selve afviklingsprocessen i gang. Konferencegæsterne ankommer. Vi byder velkommen. Guider gæsterne til check in, til mødelokalet, til buffeten, værelserne, lokalerne, til spa-afdelingen og til aftenens middag. Vi er på pletten under deres pauser, hvor vi sørger for, at der er alt, hvad de behøver. Vi er konstant synlige på en bekvem ”usynlig” måde – altid i dialog med gæsterne, når der er behov for det.
 
Når arrangementet er afviklet, er der opfølgnings- og evalueringsfasen tilbage. Alle i huset får besked – om både ris og ros.
 
Et job i konferencen er enormt varieret
Ingen arrangementer er ens, ingen kunder er ens. Der er altid noget at tage sig til. Man møder aldrig ind til et ”rent bord”. Drømmer man om et job med tid til klassisk 'file-negle' i bedste Dallas-stil, så er det ikke hos os. Det er ud på gulvet. I dialog. Udadvendte processer hvor man følger gæsterne i tæt kontakt fra de kommer til de rejser.

At ”være på”
Det siger næsten sig selv, at efterspurgte talenter i konferencen er, at man kan lide at ”være på”. At man har veludviklede servicegener. Har overblik. Nyder teamwork. Har høj stresstærskel. Selvhøjtidelighed kan man godt glemme.
 
Der er travlt og hektisk i konferencen. Men med et tillidsfuldt kollega-skab med velfungerende kommunikationskanaler, et godt hjemligt bagland og et stort smil, er man flyvende! Så klarer man alt.