Reference, Postdanmark
Post Danmark: Tak for professionel sparring, Comwell
Af journalist Pia Mahnfeldt
Finans- og økonomiafdelingen hos Post Danmark afholdte deres årlige afdelingsmøde på Comwell i Roskilde i april måned 2008. Her oplevede de en sparring uden sidestykke, med en efterfølgende intern evaluering, der har givet topkarakterer.
Hvert år afholder finans- og økonomiafdelingen hos Post Danmark et afdelingsmøde ude af huset. Det er sjette gang, at chefsekretær Lone Fyrst deltager i planlægningen af mødet, der i april måned i år blev afholdt på Comwell i Roskilde. Da Lone Fyrst i år skulle planlægge årets afdelingsmøde tog hun kontakt til Comwell for at høre, om der var plads til de 40 personer i afdelingen, ved et to-dages møde med én overnatning. Der var plads på Comwell i Roskilde.
- Jeg blev hurtigt sat i kontakt med MeetingDesigner Lotte Andersen fra Comwell i Roskilde, og blev mødt af en form for rådgivning, som jeg ikke har oplevet før. Da det er et stort ansvar at planlægge afdelingens to-dages afdelingsmøde, og da Lone Fyrst ikke kendte Comwell i Roskilde, blev hun inviteret ned for at se lokaliteterne før hun besluttede sig:
- Her fik jeg en grundig rundvisning og alle mine spørgsmål blev besvaret. Jeg havde en rigtig god dialog med Lotte Andersen mht., hvad formålet med mødet var, hvilken bordopstilling, der ville være mest velegnet, temaer inden for forplejning, spændende input til pauserne og aktiviteter. Ja, der var en meget professionel rådgivning hele vejen rundt, hvor Lotte Andersen tog udgangspunkt i et katalog med gennemprøvede ideer og gode råd inden for alle områderne, hvilket virkede meget professionelt og trygt, fortæller Lone Fyrst. Den faglige del af seminaret havde vi selv styr på, men vi havde brug for input til de mere ”sociale afsnit” på dagsordenen.
Normalt finder finans- og økonomiafdelingen hos Post Danmark selv på sjove input til pauserne og efter middagen til deres årlige afdelingsmøde. MeetingDesigner Lotte Andersen kom på banen med testede og gennemafprøvede ideer til, hvad vi kunne foretage os i pauserne og efter middagen. Om dagen havde vi en ”walk & talk” tur på programmet og Comwell kunne udlevere kort over gå/løberuter i det smukke landskab, der omkranser Comwell i Roskilde. Her kunne folk selv bestemme om de ville gå eller løbe en tur sammen. Vi er en afdeling, der kender hinanden, fordi vi ser hinanden hver dag. Men når vi er væk fra kontorerne, har vi behov for at tale sammen på tværs og under afslappede former, derfor er en ”walk & talk” tur helt perfekt i et program med mange indlæg og gruppearbejde, siger Lone Fyrst og fortsætter:
- Som fællesaktivitet efter middagen viste Lotte Andersen os flere muligheder. Vi valgte seks spil som vi kunne spille i grupper, og igen, opdelte vi grupperne med folk, der ikke får talt så meget sammen i hverdagen, og det fungerede også rigtig godt.
Professionel rådgivning
Lone Fyrst valgte i samarbejde med MeetingDesigner Lotte Andersen at afdelingen skulle sidde i grupper under selve mødet. Lotte foreslog forskellige icebreaker pauser, og man valgte i stedet for ideen med en stående ”kaffe, vand, frugt” buffet bagerst i lokalet, så folk kunne strække benene efter behov og uden at forstyrre selve mødet.
- Udover, at hele arrangementet har fået topkarakterer fra alle i afdelingen i den efterfølgende evaluering, så har man, længe efter vi kom hjem igen, talt om selv forplejningen.
- Frokosten var traditionel, men med spændende ingredienser, og det samme gælder for middagen. Det er egentlig interessant at tænke på, hvor lidt der nogle gange skal til, for at give folk en ekstra god oplevelse, men det havde Lotte Andersen altså fuldstændig check på, bemærker Lone Fyrst.
Totalt styr på tingene
- Det er jo et stort ansvar at planlægge det årlige afdelingsmøde og man er altid nervøs for om det hele nu forløber som det skal. Hvis det ikke gør, kan man være sikker på at høre det fra kollegaerne, denne gang, efter vores afdelingsmøde på Comwell i Roskilde, har de givet udtryk for, hvor godt de syntes det var, og det gør da en rigtig glad, siger Lone Fyrst, der sagtens kunne finde på at vælge Comwell igen:
- Jeg kunne rigtig godt lide konceptet om MeetingDesign som Lotte Andersen anvendte. Hun havde totalt styr på tingene og var til rådighed i hele forløbet, hvilket gjorde, at jeg kunne føle mig tryg og slappe af sammen med mine kollegaer.
