Ud på gulvet og i dialog
Anette Steen Nielsen, 37 år
Konferencechef, Comwell Kellers Park
Det hele begyndte i 1989. Jeg var 18 år, da jeg trak i den sorte nederdel og den hvide skjorte for at servicere gæsterne i restauranten på Comwell i Kolding.
Jeg faldt hurtigt for hotelmiljøet og tøvede ikke med at sige ja tak til en stilling i receptionen 3 år senere, hvor jeg også blev udlært.
Efter i alt elleve år i Kolding, hvoraf tre af dem gik med at arbejde som konferencekoordinator, fik jeg tilbudt at hjælpe til med at opbygge konferenceafdelingen på Comwell Rebild Bakker som konferencechef.
Arbejdet som konferencechef blev i begyndelsen af 2008 til en ny udfordring, idet jeg blev konferencechef med fokus på Spa på det nye Comwell Kellers Park.
Konferenceafdelingen er knudepunktet. Det er os, der samler trådene, men uden de andre afdelinger er vi ingenting.
Det er her, vi modtager alle reservationer, som vi så sørger for kommer videre ud i vores store hus. Det er vi tre til at tage os af. 2 konferencekoordinatorer og mig. Som konferencechef har jeg det overordnede ansvar, selvom vi deler opgaverne nogenlunde lige imellem os. Vores arbejdsdag er primært koncentreret om fire ting, nemlig booking, koordinering, MeetingDesign og afvikling.
Hele processen omkring vores arbejde er sjov og spændende: En kunde ringer.
Ordren lyder måske på et kick-off arrangement eller et lederseminar. 3 dage, fuld forplejning. Vi indhenter alle informationer omkring arrangementets karakter. Knytter en ansvarlig person på ordren. Følger op. Udarbejder et MeetingDesign program for kunden. Det vil sige; vi skræddersyr det bedst mulige program. Menu (nogen vegetarer?), lokaler, bordopstilling, blomster, duge, AV-teknik, hotelværelser, pauser, adspredelser som en baraften eller en afslappende og opfriskende spa-oplevelse. Vi planlægger alt ned til mindste detalje. Vi tilbyder hele vores 'MeetingDesign palet' med flere inspirerende muligheder i form af icebreakers, foredragsholdere, og underholdning.
Nu skal arrangementets forløb og indhold koordineres ud i alle afkroge.
For at intet glipper for køkkenet, receptionen, teknikken og restauranten samles vi til et ugentligt informationsmøde, hvor vi gennemgår konferencerne minutiøst. Så går selve afviklingsprocessen i gang. Konferencegæsterne ankommer. Vi byder velkommen. Guider gæsterne til check in, til mødelokalet, til buffeten, værelserne, lokalerne, til spa-afdelingen og til aftenens middag. Vi er på pletten under deres pauser, hvor vi sørger for, at der er alt, hvad de behøver. Vi er konstant synlige på en bekvem ”usynlig” måde – altid i dialog med gæsterne, når der er behov for det.
Når arrangementet er afviklet, er der opfølgnings- og evalueringsfasen tilbage. Forløb arrangementet som det skulle? Alle tilfredse? Noget vi kunne have gjort anderledes? Bedre? Alle i huset får besked – ris og ros. Skal kunden have lignende arrangementer senere? Så prøver vi naturligvis at placere arrangementet enten hos os igen eller på et af Comwells andre hoteller.
Et job i konferencen er enormt varieret. Ingen arrangementer er ens, ingen kunder er ens.
Der er altid noget at tage sig til. Man møder aldrig ind til et ”rent bord”. Drømmer man om et job med tid til klassisk 'file-negle' i bedste Dallas-stil, så er det ikke hos os. Det er ud på gulvet. I dialog. Udadvendte processer hvor man følger gæsterne i tæt kontakt fra de kommer til de rejser.
Det siger næsten sig selv, at efterspurgte talenter i konferencen er, at man kan lide at ”være på”. At man har veludviklede servicegener. Har overblik. Nyder teamwork. Har høj stresstærskel. Selvhøjtidelighed kan man godt glemme.
Der er travlt og hektisk i konferencen. Men med et tillidsfuldt kollega-skab med velfungerende kommunikationskanaler, et godt hjemligt bagland og et stort smil, er man flyvende! Så klarer man alt.
Konferencechef, Comwell Kellers Park
Det hele begyndte i 1989. Jeg var 18 år, da jeg trak i den sorte nederdel og den hvide skjorte for at servicere gæsterne i restauranten på Comwell i Kolding.
Jeg faldt hurtigt for hotelmiljøet og tøvede ikke med at sige ja tak til en stilling i receptionen 3 år senere, hvor jeg også blev udlært.
Efter i alt elleve år i Kolding, hvoraf tre af dem gik med at arbejde som konferencekoordinator, fik jeg tilbudt at hjælpe til med at opbygge konferenceafdelingen på Comwell Rebild Bakker som konferencechef.
Arbejdet som konferencechef blev i begyndelsen af 2008 til en ny udfordring, idet jeg blev konferencechef med fokus på Spa på det nye Comwell Kellers Park.
Konferenceafdelingen er knudepunktet. Det er os, der samler trådene, men uden de andre afdelinger er vi ingenting.
Det er her, vi modtager alle reservationer, som vi så sørger for kommer videre ud i vores store hus. Det er vi tre til at tage os af. 2 konferencekoordinatorer og mig. Som konferencechef har jeg det overordnede ansvar, selvom vi deler opgaverne nogenlunde lige imellem os. Vores arbejdsdag er primært koncentreret om fire ting, nemlig booking, koordinering, MeetingDesign og afvikling.
Hele processen omkring vores arbejde er sjov og spændende: En kunde ringer.
Ordren lyder måske på et kick-off arrangement eller et lederseminar. 3 dage, fuld forplejning. Vi indhenter alle informationer omkring arrangementets karakter. Knytter en ansvarlig person på ordren. Følger op. Udarbejder et MeetingDesign program for kunden. Det vil sige; vi skræddersyr det bedst mulige program. Menu (nogen vegetarer?), lokaler, bordopstilling, blomster, duge, AV-teknik, hotelværelser, pauser, adspredelser som en baraften eller en afslappende og opfriskende spa-oplevelse. Vi planlægger alt ned til mindste detalje. Vi tilbyder hele vores 'MeetingDesign palet' med flere inspirerende muligheder i form af icebreakers, foredragsholdere, og underholdning.
Nu skal arrangementets forløb og indhold koordineres ud i alle afkroge.
For at intet glipper for køkkenet, receptionen, teknikken og restauranten samles vi til et ugentligt informationsmøde, hvor vi gennemgår konferencerne minutiøst. Så går selve afviklingsprocessen i gang. Konferencegæsterne ankommer. Vi byder velkommen. Guider gæsterne til check in, til mødelokalet, til buffeten, værelserne, lokalerne, til spa-afdelingen og til aftenens middag. Vi er på pletten under deres pauser, hvor vi sørger for, at der er alt, hvad de behøver. Vi er konstant synlige på en bekvem ”usynlig” måde – altid i dialog med gæsterne, når der er behov for det.
Når arrangementet er afviklet, er der opfølgnings- og evalueringsfasen tilbage. Forløb arrangementet som det skulle? Alle tilfredse? Noget vi kunne have gjort anderledes? Bedre? Alle i huset får besked – ris og ros. Skal kunden have lignende arrangementer senere? Så prøver vi naturligvis at placere arrangementet enten hos os igen eller på et af Comwells andre hoteller.
Et job i konferencen er enormt varieret. Ingen arrangementer er ens, ingen kunder er ens.
Der er altid noget at tage sig til. Man møder aldrig ind til et ”rent bord”. Drømmer man om et job med tid til klassisk 'file-negle' i bedste Dallas-stil, så er det ikke hos os. Det er ud på gulvet. I dialog. Udadvendte processer hvor man følger gæsterne i tæt kontakt fra de kommer til de rejser.
Det siger næsten sig selv, at efterspurgte talenter i konferencen er, at man kan lide at ”være på”. At man har veludviklede servicegener. Har overblik. Nyder teamwork. Har høj stresstærskel. Selvhøjtidelighed kan man godt glemme.
Der er travlt og hektisk i konferencen. Men med et tillidsfuldt kollega-skab med velfungerende kommunikationskanaler, et godt hjemligt bagland og et stort smil, er man flyvende! Så klarer man alt.